NIF, o Número de Identificação Fiscal

O NIF (Número de Identificação Fiscal) é o número com que a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) o identifica. Tem nove dígitos: os oito primeiros são sequenciais e o último é de controlo. Segundo a AT, é condição para muitos atos da vida corrente, como arranjar emprego, celebrar contratos, abrir uma conta bancária ou tratar da segurança social. O número é o mesmo para toda a vida, quer esteja inscrito como residente quer como não residente.

Quem pode pedir e quando

Qualquer pessoa, portuguesa ou estrangeira, residente ou não residente, pode pedir o NIF a qualquer momento. Quem tem Cartão de Cidadão já o tem, porque lhe é atribuído automaticamente. Não precisa, portanto, de ter autorização de residência nem de já estar em Portugal. Este guia trata do caso de um cidadão estrangeiro.

Dois conceitos que convém não confundir:

• Representante legal: quem pede o NIF em seu nome, com uma procuração.
• Representante fiscal: quem, em Portugal, recebe a correspondência das Finanças por si e cumpre as obrigações acessórias. É uma figura diferente, explicada mais abaixo.

Pedir o NIF presencialmente

O atendimento em Serviços de Finanças e Lojas do Cidadão para este pedido é por marcação prévia.

1. Marque o atendimento. No Portal das Finanças, vá a Contactos › Atendimento por Marcação e escolha a opção para pedido de NIF ou alteração de morada de pessoas sem Cartão de Cidadão. Em Assunto escolha Identificação, em Subassunto escolha Pedido de NIF e indique nas observações o número do documento de identificação. Em alternativa, ligue para o Centro de Atendimento Telefónico (CAT), +351 217 206 707, nos dias úteis das 9h00 às 19h00.
2. Compareça no dia e hora marcados com o passaporte válido e com um documento onde conste a sua morada no estrangeiro, a não ser que ela já conste do passaporte.
3. Se for nacional de país terceiro e pedir em nome próprio, o passaporte deve ter o visto de entrada em território nacional. A AT dispensa-o se o passaporte tiver visto de entrada em qualquer país da UE ou se for cidadão de um país isento de visto para o espaço Schengen.
4. Leve originais ou cópias autenticadas. São aceites cópias simples apenas se acompanhadas dos originais. Documentos em língua estrangeira devem ir com tradução certificada.

Se não puder ir, um mandatário pode tratar de tudo sozinho, desde que leve procuração com poderes para o efeito, o passaporte (original ou cópia autenticada) e o documento da morada. Procurações passadas a advogado ou solicitador, identificados nessa qualidade, dispensam o reconhecimento da assinatura.

Para encontrar um balcão perto de si, veja Onde ser atendido.

Pedir o NIF online, no e-Balcão

Quem está fora de Portugal pode recorrer ao e-Balcão, mas o pedido tem de ser submetido pelo seu representante legal:

1. O representante regista uma nova questão no e-Balcão: Registo Contribuinte › Identific › Atrib/Alter NIF-Singulares.
2. Anexa cópia do passaporte de quem vai ser inscrito, cópia do documento com a morada no estrangeiro (se não constar do passaporte) e cópia do seu próprio documento de identificação e da procuração.
3. A procuração tem de dar poderes para pedir a atribuição do NIF. Se a mesma pessoa for também nomeada representante fiscal, isso deve constar da procuração.

Se as condições estiverem reunidas, o NIF é atribuído como residente no estrangeiro. A AT lembra que os documentos ficam sujeitos a verificação posterior. A página da AT sobre este pedido não indica prazo de resposta nem custo. Há um modelo de mensagem do representante legal para este pedido; adapte-o ao seu caso e anexe os documentos referidos acima.

Representante fiscal: quando é preciso

Para obter o NIF não é preciso. A AT diz expressamente que, ao atribuir o NIF a um cidadão como não residente, a designação de representante fiscal não é obrigatória.

Passa a ser obrigatória se criar uma relação jurídico-tributária com Portugal, por exemplo ao ser proprietário de um imóvel ou de um veículo registado cá, ao celebrar um contrato de trabalho para atividade em território nacional ou ao trabalhar por conta própria. Nesse caso tem 15 dias para uma de duas coisas:

• designar um representante fiscal em Portugal; ou
• aderir a um canal de notificação eletrónica: as notificações e citações eletrónicas no Portal das Finanças ou a caixa postal eletrónica (ViaCTT).

Outras indicações da AT:

• Para quem reside na UE, na Noruega, na Islândia ou no Liechtenstein (e andorranos residentes em Andorra), designar representante ou aderir a esses canais é facultativo.
• Quem reside num país terceiro e trabalha por conta própria em Portugal tem de designar um representante fiscal de IVA, mesmo que adira às notificações eletrónicas. A designação faz-se antes de iniciar a atividade.
• Pode ser representante fiscal qualquer pessoa singular ou coletiva com domicílio em Portugal. Um estrangeiro pode sê-lo se tiver título de residência válido à data em que aceita e estiver inscrito como residente nos registos da AT.
• O representante recebe a correspondência da AT, cumpre as obrigações acessórias (como entregar declarações de rendimentos) e exerce os direitos do representado junto da AT. Em regra não responde pelo pagamento dos impostos, com a exceção do IVA de quem trabalha por conta própria.
• A falta de designação, quando obrigatória, é punível com coima de 75 a 7500 euros.

A designação faz-se no Portal das Finanças (Cidadãos › Serviços › Dados Cadastrais › Representante › Entregar Nomeação), no e-Balcão ou presencialmente, e o representante tem de aceitar.

Depois do NIF: senha do Portal das Finanças

1. No Portal das Finanças, escolha Registar-se e preencha o formulário com os seus dados.
2. Escolha uma pergunta secreta e a resposta, que servirão para recuperar a senha.
3. Confirme antes que o domicílio fiscal está atualizado, porque a senha é enviada por correio, em envelope fechado, para essa morada, em média em 5 dias úteis. A AT esclarece que, se reside fora da UE e do EEE, a senha é enviada para o domicílio fiscal do seu representante fiscal em Portugal; quem reside na UE ou no EEE recebe-a no seu domicílio fiscal, ou no do representante, se o tiver indicado.
4. No primeiro acesso, use o NIF e a senha recebida e defina logo uma nova senha, que é obrigatória.

A AT indica também a opção de se registar através do Autenticação.gov, com Cartão de Cidadão ou com a Chave Móvel Digital. Esta pode ser pedida por estrangeiros com passaporte, título ou cartão de residência.

Quando passa a residente fiscal

Quem está inscrito como não residente passa a ser considerado residente fiscal em Portugal se, em qualquer período de 12 meses com início ou fim no ano em causa, ficar mais de 183 dias seguidos ou interpolados, ou se tiver uma habitação em condições que façam supor a intenção de a manter e ocupar como residência habitual.

Verificado um destes critérios, tem de comunicar a residência em Portugal no prazo de 60 dias e atualizar o registo. Pode fazê-lo no e-Balcão (Registo Contribuinte › Identific › Alteração Morada/Singulares) ou presencialmente, com marcação.

• Cidadão de país terceiro: passaporte e título de residência com validade à data do pedido, ou comprovativo de agendamento ou recibo de pedido de concessão ou renovação, desde que neles conste a morada pretendida. Se não constar, junte escritura de compra, contrato de arrendamento, contrato de trabalho ou documento de entidade pública.
• Cidadão da UE ou do EEE: passaporte ou documento de identificação e certificado de registo emitido pela câmara municipal. Como comprovativo de morada em Portugal, a AT pode ainda aceitar, por exemplo, escritura de compra, contrato de arrendamento, contrato de trabalho ou documento de entidade pública.
• Se a morada que indicar for diferente da que consta dos documentos da AIMA, tem de provar que pediu a esta entidade a alteração. Veja AIMA e autorização de residência.

Para a família

O pedido é feito por pessoa: cada membro da família a inscrever apresenta o seu passaporte e o seu comprovativo de morada. O SNS pede o NIF a quem se inscreve no centro de saúde, como explica o guia sobre o número de utente. Para um panorama das primeiras semanas, veja Primeiros passos e o assistente Caminho.

Cuidados a ter

• A morada fiscal conta para saber onde é considerado residente para efeitos de impostos. Veja o guia de impostos e IRS.
• Não partilhe a senha do Portal das Finanças. Quem trata do pedido em seu nome precisa de procuração com poderes para o efeito, além dos documentos descritos acima.